Manejar la contabilidad requiere de las técnicas propias de la gestión empresarial, ya que nos encontramos ante un negocio que exige generar rentabilidad para mantener su actividad.
El titular de la farmacia debe velar por una «gestión óptima de la contabilidad» de su farmacia, y para ello la mayor parte de los titulares farmacéuticos suelen encargar a una gestoría la elaboración y control de su contabilidad. Esta medida, aunque adecuada, no redime al responsable de la farmacia de conocer los puntos más básicos de la contabilidad de su negocio.
El titular no necesita ser experto en economía para tener una radiografía del estado de su negocio, pero sí deberá controlar unos conceptos básicos para comprender la contabilidad de su negocio.
Igualmente, es muy recomendable, por no decir indispensable, que el titular esté informado mes a mes de los dos elementos básicos de su contabilidad: el balance de situación y la cuenta de explotación. De esta forma podremos tener una idea de cómo evoluciona el año y saber qué esperamos del ejercicio, estableciendo medidas en el caso de que sea necesario.
Ante todo debemos tener claro que la farmacia es un establecimiento sanitario y que esto es lo que debe primar en nuestra mentalidad y nuestras decisiones. Pero ello no es óbice para olvidarnos de la rentabilidad y de las herramientas para controlarlo.
La contabilidad de la oficina de farmacia
Como hemos dicho, la oficina de farmacia es un negocio, pero tiene sus particularidades que debemos tener en cuenta a la hora de hablar de contabilidad.
Comencemos dejando claro que la farmacia NO tiene obligación formal de llevar tanta obligación contable. Técnicamente solo está obligada a mantener al día el Libro Mayor de Contabilidad. Esto no quiere decir que no sea recomendable gestionar un balance y una cuenta de explotación, ya que es la única forma real de tener claro como va nuestro negocio.
Por otro lado, y como una nueva sorpresa, debemos tener en cuenta que lo que gana la farmacia no es lo que nuestro gestor actualmente nos informa en el momento de presentar los impuestos trimestrales, con el famoso modelo 130 de los pagos a cuenta de IRPF. Este dato contiene el beneficio fiscal, no el contable.
Si queremos simplificar las cosas, el beneficio contable sería el que podríamos llamar «la cuenta de la vieja». Porque debemos tener en cuenta la diferencia entre los ingresos y los cobros, así como entre las compras y los pagos. No siempre existe una relación directa entre estos conceptos. Hay más conceptos que los diferencia y que veremos a continuación.
Por ejemplo: compramos hoy, y la factura la emiten en este trimestre, pero el pago lo realizaremos el trimestre que viene. O al revés, invertimos en un bien de inversión –por ejemplo un par de ordenadores y un mostrador nuevo– y lo pagamos ahora, pero no lo descontaremos ahora, sino que lo iremos descontando según la vida útil de estos elementos.
Esto lo entenderemos mejor al conocer cada elemento de la contabilidad.
Balance de situación
El balance de situación es el documento contable que refleja la situación patrimonial de la oficina de farmacia en un momento dado, normalmente en un periodo anual. Es decir, cómo vamos de forma acumulada.
El balance se divide en dos conceptos básicos: activo y pasivo.
- Activo. Está compuesto por el conjunto de bienes (local, existencias, mobiliario, etc.) y derechos (cantidades pendientes de cobro) de la farmacia. Podemos distinguir entre activos fijos (por ejemplo, el local) y activos circulantes (existencias…).
- Pasivo. Formado por las deudas contraídas por la actividad de la farmacia. En este concepto también se incluyen los fondos que el farmacéutico haya aportado al negocio.
Todo balance siempre está equilibrado. El activo y el pasivo tienen el mismo valor.
Cuenta de explotación o cuenta de pérdidas y ganancias
Es un documento contable, oficial y que debe basarse en unas pautas determinadas por el Plan General de Contabilidad (PGC).
Básicamente es el documento que se usa para determinar nuestro beneficio y por tanto la base imponible de IRPF. Igualmente, es el medio por el cual conocemos la evolución de nuestra empresa en un tiempo determinado, llamado ejercicio, que suele ser anual. Es decir, nos dice cómo va nuestro año.
En la cuenta de explotación deben constar:
El orden de estos puntos es importante, ya que de ello dependerá obtener los ratios por los que podemos conocer si nuestro negocio tiene saneadas sus cuentas. Conozcamos un poco más los conceptos más relevantes.
- Ventas.
Deben estar incluidas todas las ventas de la actividad de la farmacia, incluyendo de forma independiente las ventas brutas y los descuentos que se le hayan aplicado en el pago.
Con estos dos conceptos obtendremos las ventas netas, a las que restaremos el coste (precio neto de compra por parte de la farmacia) de las unidades vendidas. Las unidades que no se hayan vendido se pasarán al balance de existencias como activo circulante.
Para disgusto de muchos, no todo lo que compramos cada año a los proveedores lo imputamos como gasto. De ahí que de siempre nos hayan dicho que «no es bueno comprar mucho a final de año».
De esta forma podremos conseguir el ratio de consumo, para ello utilizaremos la siguiente fórmula de cálculo:
- Costes y gastos ordinarios.
Deben quedar reflejados todos los costes de la empresa, además de los que ya hemos tenido en cuenta de la compra de las existencias.
Estos costes incluirán aquellos referidos a los salarios y la Seguridad Social del equipo, así como «otros gastos» en los que encontramos los costes de luz, comunidad de propietarios, teléfono, coste de la gestoría, etc.
La diferencia entre ventas, coste de la mercadería y gastos ordinarios, nos dará el EBITDA, que es el beneficio antes de las cargas financieras, las amortizaciones y los impuestos. Este es el dato más fiable para valorar el estado económico de una farmacia y comparar con otras, ya que, además del número de ventas, debemos trabajar en el control y gestión de los gastos para aumentar el beneficio de la farmacia.
En este punto debemos tener en cuenta lo que representan los porcentajes de los gastos respecto a las ventas y el margen de beneficio bruto, ya que la diferencia será lo que delimitará la capacidad económica del negocio para maniobrar.
- Amortizaciones.
Es un concepto algo complejo, ya que no todos los bienes que adquirimos desde la farmacia los podemos incluir directamente como gasto. Hacienda considera que todos los bienes comprados con un coste superior a 600 € sin IVA cuentan con una vida útil determinada, y en base a este tiempo podremos incluir el gasto dividido a lo largo de los años, aunque el pago se haga de una sola vez.
Por ejemplo, si compramos un ordenador que tiene una vida útil de 3 años, incluiremos el 33% ese año, dividiendo el restante en los dos próximos años.
Es muy importante tener estos plazos en cuenta a la hora de contralar la cuenta de explotación de nuestro negocio, así como para planificar las actividades e inversiones a realizar en el ejercicio.
- Gastos financieros.
Los gastos financieros es el siguiente concepto de la cuenta de explotación. Son aquellos pagos de préstamos realizados hacia la actividad de la farmacia, es decir, los intereses. No se trata del montante del préstamo, ya que ese dinero se considera una inversión a tu negocio, y por lo tanto se podrá desgravar.
- Gastos extraordinarios.
Tras tener en cuenta los gastos financieros, obtendremos lo que llamamos el resultado ordinario de la farmacia. En el caso de tener gastos extraordinarios, como por ejemplo una avería o renovación de una maquinaria, se incluirán en este punto.
- Impuestos.
A la cantidad resultante de estas operaciones se le llama la base imponible, sobre la que se debe realizar el pago de impuestos.
Una vez restados los impuestos, obtendremos el beneficio neto de nuestro ejercicio.
Cada ejercicio, tanto del balance como de la cuenta de explotación, representa la evolución de la farmacia en rentabilidad y salud financiera. Es muy importante comparar el estado de nuestro balance con el año anterior o incluso desde dos años atrás para realmente entender cómo evoluciona la farmacia y tener una visión real del estado de nuestro negocio y trabajar sobre su rentabilidad.
Recodar que el balance no es algo obligatorio para una farmacia, pero si realmente queremos llevar un mínimo control más allá de los ingresos y los gastos, deberemos pedir al gestor que nos lo prepare. A partir de aquí, podremos tomar decisiones.