Esta definición es una primera aproximación que permite identificar con relativa facilidad aquellos gastos que son necesarios para la actividad, y que por tanto son deducibles. Si bien es cierto que en la práctica existen distintos tipos de gastos que pueden generar cierto debate sobre su deducibilidad, y que a continuación se van comentar.
Para poder deducir cualquier gasto se ha de tener el documento que lo acredite, normalmente la factura, pudiendo Hacienda solicitar en ocasiones que se aporte el justificante de pago mediante ingreso o transferencia bancaria (importes superiores a 2.500 €). Hay que prestar especial atención a los tiques o facturas simplificadas, las cuales no son deducibles, ya que en este caso la persona no aparece identificada.
Los gastos para que sean deducibles, además de tener una correlación directa con la obtención de ingresos y estar acreditados debidamente con la correspondiente factura, deberán estar reflejados en la contabilidad o libros de registro.
En este artículo nos vamos a centrar en aquellos gastos que generan más polémica a la hora de deducirlos en la actividad farmacéutica, y que seguramente no creen consenso en las tertulias con compañeros de profesión.
Vehículos
Uno de los temas más discutidos son los elementos patrimoniales que se consideran afectos a la actividad y que por tanto son deducibles. Cuando se habla de elementos patrimoniales se hace referencia a los bienes que están destinados a la actividad, como por ejemplo inmuebles, equipos informáticos, mobiliario, etc. El artículo 29 de la Ley del Impuesto exige que su utilización para necesidades privadas sea de forma accesoria y notoriamente irrelevante, es decir, que se destine a la actividad y que su uso para el ámbito privado sea algo excepcional.
Llegado a este punto suele salir a debate el tema de los vehículos (turismos, furgonetas, motocicletas, etc.). Como norma general no serían deducibles en la oficina de farmacia, ya que su uso tiene que estar destinado exclusivamente a la actividad, no pudiendo utilizarse para desplazarse a la vivienda habitual o darle cualquier otro uso particular. Acreditar ante la inspección de Hacienda que el vehículo se ha destinado exclusivamente a la actividad y no al ámbito privado es extremadamente difícil, siendo necesario para ello llevar un libro registro de todos los desplazamientos que se realizan con el vehículo, informando de los kilómetros recorridos, fecha, hora, cliente visitado, etc., lo que es sumamente complejo de realizar. Todo ello partiendo de que la mayoría de oficinas de farmacia no tienen una demanda de servicios que justifique dicha inversión. Destacar como casos excepcionales aquellas farmacias que tienen un botiquín o suministran a varias residencias, donde podría abrirse una ventana a esta inversión.
Donativos y liberalidades
Otros gastos que generan inseguridad en cuanto a su deducción fiscal son los donativos y liberalidades, es decir, aquellos regalos o atenciones con clientes y/o proveedores. Al igual que se comentaba al inicio de este artículo, dicha deducción será procedente si tiene una correlación con los ingresos, siendo por tanto dichos regalos una contraprestación por la fidelidad del cliente, por la excepcional atención del proveedor o una promoción de productos, por ejemplo. No obstante, el artículo 15 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, limita dichos gastos al 1% del importe neto de la cifra de negocios.
Comida de empresa, cestas de Navidad…
Directamente relacionado con el apartado anterior se sitúan las comidas de empresa, cestas de Navidad para los empleados, etc. El apartado e) del artículo 15 de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, permite que se deduzcan los gastos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, permitiendo por tanto que se puedan deducir dichos gastos. No obstante, debe prevalecer el sentido común, ya que la norma no especifica de manera clara y precisa qué gastos están incluidos y hasta qué punto se trata de usos y costumbres, por lo que hay que ser cautos, teniendo en cuenta en todo caso el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios.
Primas de seguro de enfermedad
Se trata de uno de los pocos gastos deducibles que exceptúan a la regla general, ya que en parte no están relacionados directamente con la actividad, pero debido a que los autónomos gozan de menor protección en materia de seguridad social, se les ha realizado dicha concesión.
Serán deducibles las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él. El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente o de 1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad.
Otros gastos
Gastos de desplazamiento
Los gastos generados por el desplazamiento desde la vivienda al trabajo y viceversa no son deducibles, al igual que no lo son para las personas asalariadas. Por el contrario, sí serían deducibles los gastos correspondientes al desplazamiento desde el centro de trabajo a la sede de proveedores, organismos oficiales, etc., que estén relacionados con la actividad, debiendo documentarse en todo caso mediante la correspondiente factura del medio de transporte utilizado (taxi, autobús, etc.), no permitiendo Hacienda, como se ha dicho anteriormente, deducir el gasto del vehículo particular.
Viajes
Los gastos debidos a viajes a congresos, ferias, cursos, etc. podrán ser deducibles siempre que estén debidamente acreditados y estén relacionados directamente con la actividad.
Comunicaciones
Los gastos procedentes del uso de teléfonos móviles suelen tener muy poca incidencia en la cuenta de explotación, no obstante, para que sean deducibles deberá acreditarse que su uso está destinado exclusivamente a la actividad, pudiendo ser revisadas las llamadas realizadas, para cotejar que efectivamente se han realizado en el horario comercial.
Estos son algunos de los gastos que crean más controversia a las oficinas de farmacia a la hora de confeccionar su cuenta de explotación (donde se reflejan ingresos, compras y gastos), ya que debido al desconocimiento o las distintas interpretaciones, pueden generar cierta incertidumbre, que puede conllevar a que no se realice de manera correcta.
En este artículo hemos tratado de aclarar algunas dudas frecuentes sobre ciertos gastos de la actividad, aún así antes de tomar cualquier decisión, aconsejamos que analicen de manera individualizada cada situación con su asesor.